Para muitas pessoas, organizar o tempo do dia (da semana, do mês ou de qualquer outro período) pode ser realmente desafiador, principalmente quando essa organização está diretamente relacionada à quantidade de tarefas a serem realizadas no período determinado.
Pense: quando você organiza suas tarefas diárias e percebe que para aquele dia há apenas uma coisa a ser feita, realiza esse trabalho em pouco tempo ou aproveita que o resto do dia está livre para realizá-lo de forma lenta e morosa, estendendo a tarefa para o restante do dia inteiro?
Se você é do tipo de pessoa que leva o dia inteiro para realizar uma tarefa que demoraria poucas horas, mas, ao mesmo tempo, é capaz de realizar diversas tarefas em um único dia em outras ocasiões, saiba que não está sozinho.
A Lei de Parkinson, divulgada pela primeira vez em 1955, no The Economist, pelo historiador e pesquisador Cyril Northcote Parkinson, fala exatamente sobre como o tempo que levamos para realizar tarefas varia de acordo com o restante do nosso dia e com a importância que damos naquele momento para um determinado objetivo.
Por exemplo: suponha que hoje você tenha resolvido dedicar o dia para lavar o banheiro e organizar o seu quarto. As duas tarefas, juntas, poderiam ser realizadas em duas horas. Porém, como você não tem mais nada marcado para o dia, prefere fazer com calma, encontrando outras pequenas atividades entre as tarefas, como cozinhar, assistir televisão, navegar pela internet e por aí vai.
Porém ontem você tinha diversos trabalhos da faculdade, precisava ir ao banco e também tinha uma consulta no dentista. Incrivelmente, você conseguiu dar conta de tudo, organizando seus horários e seguindo à risca exatamente o tempo delimitado para cada tarefa.
Basicamente, é sobre isso que se trata a Lei de Parkinson. Como disse seu próprio criador, “o trabalho expande-se de modo a preencher o tempo disponível para sua realização”. Quando delimitamos um tempo exato para cada trabalho a ser realizado, seja ele em caráter de urgência ou não, conseguimos organizar melhor nossa rotina.
Se deixamos o tempo para sua realização livre, a tendência é utilizarmos todo o tempo livre que temos. Então, se temos o dia todo livre, levaremos o dia todo para realizar a única tarefa que precisaríamos realizar e que, na realidade, poderia ser realizada em 30 minutos, por exemplo.
O ser humano é assim: mesmo as atividades mais simples e que levam menos tempo podem demorar um ou mais dias para serem realizadas – tudo depende do tempo livre que você tem.
Por isso, inclusive, que a Lei de Parkinson fala que as pessoas mais ocupadas devem ser suas primeiras opções quando precisar delimitar novas tarefas, porque são essas pessoas que têm a capacidade de organizar seus afazeres de acordo com suas necessidades e possibilidades.
Não importa quantas tarefas uma pessoa precise fazer em um dia, ela consegue, desde que organize o tempo de maneira eficiente.
Uma tarefa ou vinte tarefas podem demorar as mesmas 24 horas para serem realizadas. Ou seja, não importa o tempo livre. Importa, no entanto, a eficácia do realizador naquela tarefa, de acordo com o tempo que ela realmente demanda.
Na prática, um exemplo: um de seus funcionários está com três horas disponíveis e o outro funcionário tem apenas meia hora livre. Caso uma tarefa precise de apenas meia hora para ser realizada, os dois estão aptos a realizá-la, mas provavelmente será o seu funcionário mais ocupado que lhe entregará o resultado nos 30 minutos – o outro muito provavelmente demorará duas horas para sua realização.
Quando há menos tempo para realizar cada tarefa, o ser humano tende a ser mais objetivo.
Quanto mais tempo livre, mais distrações tomam conta da mente. Por isso, caso esteja com dificuldade de cumprir prazos ou de realizar todas as suas tarefas com excelência, mesmo tendo bastante tempo livre, experimente colocar em prática os princípios da Lei de Parkinson.
Crie urgência! Mesmo que suas tarefas não sejam urgentes, crie a característica emergencial para que, assim, você não tenha escolha e precise começar a atividade o quanto antes. Dessa forma, você evita postergar ou se distrair durante o processo.
Organize seu dia de forma inteligente! Isso significa colocar as tarefas que podem ser concluídas de forma mais rápida na frente da fila. Fazer isso trará empolgação para você, que verá os objetivos sendo concluídos. Caso comece pelo mais difícil, você irá demorar para ver resultados e provavelmente se sentirá desmotivado a continuar no mesmo ritmo.
Não pare! Faltou criatividade (ou qualquer outra coisa) para finalizar a tarefa que começou? Pule para a próxima até conseguir o que falta para concluir a anterior. Ficar parado fará com que você perca o ritmo, provavelmente perdendo o foco – consequentemente, suas metas também ficarão dispersas.
Você merece descansar! A Lei de Parkinson fala para você colocar atividades em qualquer tempo livre que tenha, o que significa considerar relaxar e descansar como atividades também. Ou seja, não entenda essa teoria como algo que diz para trabalhar o dia inteiro. Todo mundo precisa descansar, precisa de tempo livre, precisa se divertir com a família ou até mesmo não fazer nada.
O foco, nesse caso, é ser organizado de forma a não deixar tempo sem estar programado em sua agenda, porque isso provavelmente fará com que suas tarefas do dia se estendam por esse tempo livre – o que, no final das contas, fará com que você nem ao menos tenha tempo de qualidade para relaxar.
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E então, o que está esperando? Organize sua agenda. Refaça seus horários e estabeleça suas metas diárias de objetivos. Utilize melhor o seu tempo. Lembre-se de que todos nós temos 24 horas por dia para viver, mas alguns as fazem parecer 48 horas, enquanto outros, no entanto, parecem viver apenas 12 por dia, já que conseguem realizar bem menos.
Texto escrito por Giovanna Frugis da Equipe Eu Sem Fronteiras.
